Problem opodatkowania kosztów dojazów z/do pracy

Bardzo wielu pracodawców finansuje dowóz pracowników do i z pracy (również za granicę). W sytuacji, gdy pracodawca rozlicza się z przewoźnikiem ryczałtowo według przejechanych kilometrów i nie jest prowadzona ewidencja, która umożliwiłaby ustalenie, kto, ile razy i na jakiej trasie korzystał z bezpłatnych przewozów, powstaje problem podatkowy.

Główne wątpliwości dotyczą tego, czy zapewnienie pracownikom nieodpłatnego dowozu do i z miejsca pracy generuje dla nich przychód podlegający opodatkowaniu czy nie, a także - jeżeli takie świadczenie powinno być opodatkowane, to w jaki sposób ustalić jego wartość.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W tym znaczeniu, sfinansowanie przez pracodawcę kosztów dowozu pracowników do i z pracy stanowi dla pracownika przysporzenie majątkowe. Gdyby bowiem pracownik zdecydował się na sfinansowanie dojazdów we własnym zakresie, poniesione koszty obciążałyby jego. Problemem jednak jest stwierdzenie, w którym momencie pracownik otrzymuje nieodpłatne świadczenie. Czy następuje to już w chwili otrzymania możliwości bezpłatnego korzystania z dojazdów, czy dopiero w momencie faktycznej realizacji tej możliwości – ta problematyka została omówiona w wydaniu Rzeczpospolitej z 28.09.2012r. Oto najważniejsze tezy z orzecznictwa w tym zakresie:

Stanowisko organów podatkowych od dłuższego czasu, a zwłaszcza po wydaniu głośnej uchwały pełnego składu Izby Finansowej Naczelnego Sądu Administracyjnego w sprawie opodatkowania pakietów medycznych (uchwała z 24 października 2011 r., II FPS 7/10) jest dla podatników niekorzystne. Przykładem są interpretacje Izby Skarbowej w Warszawie z 14 maja 2012 r. (IPPB2/415-302/12-2/AS) czy Izby Skarbowej w Łodzi z 17 lipca 2012 r. (IPTPB1/415-254/12-4/ASZ) i z 29 sierpnia 2012 r. (IPTPB2/415-388/11-3/12-S/DS). Co więcej, tendencja orzecznicza dotycząca nieodpłatnych świadczeń pracowniczych niekiedy przybiera reprezentowany przez władze podatkowe profiskalny charakter, czego przykładem mogą być wyroki NSA z 17 stycznia 2012 r. (II FSK 2740/11) bądź z 2 grudnia 2011 r. (II FSK 1017/10).

Organy podatkowe najczęściej utrzymują, że świadczenie pracodawcy na rzecz pracownika polega na zagwarantowaniu pracownikowi możliwości bezpłatnego korzystania z dojazdów, zaś ewentualne trudności z przypisaniem ilości i zakresu świadczeń przypadających na konkretnego pracownika mają charakter drugorzędny i nie mogą wpływać na zakres obowiązku podatkowego. Zatem wartość świadczenia podlegającego opodatkowaniu po stronie pracownika należy ustalić poprzez podzielenie faktycznie poniesionych przez pracodawcę kosztów dowozu na liczbę pracowników, którym zapewniono możliwość dowozu do i z pracy.

Niektóre orzeczenia sądowe przychylają się do stanowiska wyrażanego przez organy podatkowe. Przykładowo NSA w wyroku z 3 listopada 2010 r. (II FSK 1208/09) podkreślił, że pracownik w momencie otrzymania możliwości bezpłatnego korzystania z dojazdów uzyskuje przysporzenie majątkowe, mające postać nieodpłatnego świadczenia. Realnym potwierdzeniem otrzymania świadczenia jest, według NSA, możliwość jego realizacji bez żadnych dodatkowych warunków. Według NSA kwestia realizacji świadczenia jest kwestią odrębną, która nie ma znaczenia dla implikacji podatkowych. Ustawodawca powiązał bowiem skutki podatkowe z otrzymaniem, a nie z realizacją świadczenia.

Na szczęście sądy wojewódzkie nie podzielają tego profiskalnego stanowiska prezentowanego przez NSA. W swoich wyrokach wyrażają one przekonanie, zgodnie z którym brak jest podstaw do ustalenia przychodu dla pracownika w sytuacji, kiedy pracodawca ponosi opłaty związane z dojazdem pracowników do i z pracy na podstawie umowy z przewoźnikiem rozliczanej na bazie ryczałtowej (bez względu na liczbę pracowników mogących skorzystać z dowozu). W takiej sytuacji, w ocenie sądów, nie można stwierdzić, że pracownik w istocie otrzymał określone świadczenie i jaka jest jego wartość.

Sądy podkreślają, że przychód nie może zostać hipotetycznie przypisany podatnikowi, a świadczenia muszą być faktycznie otrzymane, a nie tylko postawione do dyspozycji. Przykładami takich orzeczeń są m.in. wyrok WSA w Warszawie z 20 stycznia 2011 r. (III SA/Wa 2967/11), wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 14 stycznia 2010 r. (I SA/Go 562/09) czy wyrok WSA we Wrocławiu z 22 kwietnia 2010 r. (I SA/Wr 259/10).

Ponadto w jednym z ostatnich wyroków również sam NSA (wyrok z 11 kwietnia 2012 r., II FSK 1724/10) przyznał, iż po stronie pracownika nie powstanie przychód, jeżeli nie sposób ustalić, czy i w jakim zakresie skorzystał z transportu zorganizowanego przez zakład pracy.

Kancelaria Brighton&Wood (www.brightonwood.com) świadczy specjalistyczne usługi doradztwa prawnego, podatkowego, księgowości płac oraz usługi outsourcingowe dla firm delegujących polskich pracowników do pracy za granicą oraz dla firm zatrudniających w Polsce cudzoziemców. Jest to jedyna na rynku niszowa kancelaria zajmująca się wyłącznie transgranicznym zatrudnieniem pracowników.

Prawnicy Brighton&Wood są autorami ponad 200 publikacji n/t transgranicznego zatrudnienia, w tym komentarzy do europejskich przepisów ubezpieczeniowych oraz nowych europejskich przepisów o prawie pracy.

Team Brighton&Wood składa się nie tylko z utalentowanych i bardzo doświadczonych prawników procesowych (adwokatów i radców prawnych), ale także z młodych i bardzo dobrze wykwalifikowanych współpracowników, którzy jeszcze niedawno pełnili funkcje w urzędach kontrolujących firmy delegujące pracowników za granicę.

Z usług Kancelarii Brighton&Wood skorzystało w latach 2008-2010 ponad 180 firm wysyłających pracowników za granicę.

Najbardziej cenione usługi Brighton&Wood to:

Konsultacja ustna w zakresie delegowania pracowników za granicę – zapewnia szybką ocenę stanu faktycznego i problemu. Podczas takiej konsultacji rekomendujemy kierunki działań oraz wskazujemy na możliwości optymalizacji, omawiając różne możliwe i dopuszczalne prawem oraz stosowane na rynku modele postępowania.
Konsultacja pisemna w zakresie delegowania pracowników za granicę (opinia, ekspertyza) – zapewnia precyzyjną i wiążącą ocenę problemu oraz interpretację przepisów z uwzględnieniem aspektów prawnych, podatkowych, ubezpieczeniowych oraz specyfiki danego rynku.
Dokumentacja dla delegowanych pracowników – zabezpiecza firmę przed negatywnymi skutkami kontroli w kraju i za granicą, pomaga skorzystać z optymalnych modeli podatkowo-ubezpieczeniowych i prawno-pracowniczych, zmniejsza ryzyko roszczeń pracowniczych. Przygotowywana dokumentacja zawsze połączona jest z konsultacją, która pozwala na zindywidualizowanie i dopasowanie umów, regulaminów, oświadczeń, uchwał i innych elementów do konkretnych potrzeb firmy.
Audyt w zakresie delegowania pracowników za granicę – wszechstronne zbadanie istniejących praktyk w zakresie delegowania pracowników. Każdy audyt kończy się obszernym raportem, w którym wskazujemy na ryzyka, sposoby uniknięcia ich. Omawiamy w nim także możliwości optymalizacji oraz konieczne zmiany wynikające z naruszenia przepisów, a także z przyjęcia niewłaściwego lub nieoptymalnego trybu delegowania.
Obsługa i asysta prawna oraz pełnienie funkcji pełnomocników w postępowaniach kontrolnych prowadzonych w kraju i za granicą (administracja podatkowa, ZUS, PIP i zagraniczne instytucje kontrolne) - doświadczony zespół Brighton&Wood weryfikuje informacje i dokumenty przekazywane kontrolującym w celu uniknięcia ich wykorzystania (także w tzw. transgranicznych postępowaniach kontrolnych krzyżowych) przeciwko firmie delegującej pracowników za granicę.
Zastępstwo procesowe przed sądami w sporach z ZUS – jeden z dwóch działów procesowych Brighton&Wood jest wyspecjalizowany i zajmuje się wyłącznie reprezentowaniem firm w sporach z ZUS o podstawę wymiaru składek (przypisy składek, korekty nienależnie zapłaconych lub naliczanych składek) oraz o formularze A1 (podleganie ubezpieczeniom społecznym). Odwołania od decyzji wydawanych przez ZUS przygotowywane są przez zespół złożony z byłych pracowników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz z doświadczonych prawników procesowych Brighton&Wood (adwokatów i radców prawnych). Dział procesowy Brighton&Wood prowadził w ostatnich latach kilkaset tego rodzaju spraw, w tym kilkadziesiąt spraw przed Sądem Najwyższym i Europejskim Trybunałem Sprawiedliwości w Luksemburgu.
Zastępstwo procesowe przed sądami w sporach z pracownikami delegowanymi – jeden z dwóch działów procesowych Brighton&Wood jest wyspecjalizowany i zajmuje się wyłącznie reprezentowaniem firm w sporach z pracownikami delegowanymi za granicę (zagraniczne stawki minimalne, czas pracy, nadgodziny, urlopy pracownicze etc.). W 2011 r. dwa działy procesowe prowadzą ponad dwa tysiące spraw przed sądami powszechnymi, arbitrażowymi, przed sądem Najwyższym i przed Europejskim Trybunałem Sprawiedliwości w Luksemburgu.
Zastępstwo procesowe i pełnienie funkcji arbitra w postępowaniach arbitrażowych w kraju i za granicą – prawnicy Brighton&Wood podejmują się regularnie pełnienia funkcji arbitra w postępowaniach toczących się w językach: angielskim, niemieckim, francuskim i polskim.
Windykacja należności od krajowych i zagranicznych kontrahentów – przygotowywana przez Brighton&Wood dokumentacja pozwala na skuteczne, niedrogie i szybkie dochodzenie należności od polskich i zagranicznych kontrahentów przed sądami powszechnymi i arbitrażowymi. Prawnicy procesowi Brighton&Wood przygotowują monity, przedsądowe wezwania do zapłaty, pozwy oraz reprezentują naszych Mandantów w toczących się postępowaniach.
Stała obsługa w zakresie delegowania pracowników – Tomasz Major, szef Kancelarii Brighton&Wood osobiście kieruje stałą, kompleksową, permanentną i wszechstronną obsługą elitarnej grupy Mandantów. Stałymi klientami Brighton&Wood są firmy prowadzone przez ciekawych ludzi. Dla nich, w szczególnych sytuacjach, prawnicy Brighton&Wood są do pełnej dyspozycji na terenie całej Unii Europejskiej.