Szanowni Państwo,

Często spotykamy się z zapytaniami jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą, płacową, księgowa oraz podatkową. Dlatego postanowiliśmy uporządkować i wyjaśnić te kwestie.

Otóż, najdłuższy okres przechowywania przewidziany jest dla dokumentacji osobowej pracowników i wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy oraz dla dokumentacji płacowej, którą pracodawca zobowiązany jest przechowywać przez okres 50 lat od dnia jej wytworzenia.

Regulująca tę kwestię ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje także, że w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Dokumentacja podatkowa powinna być przechowywana przez pracodawcę do czasu upływu terminu przedawnienia jego zobowiązania podatkowego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem co do zasady przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentację ubezpieczeniową (kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty) pracodawca jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia jej przekazania do ZUS. Pięcioletni okres przechowywania obowiązuje od dnia 1 stycznia 2012 roku. Wcześniej wynosił on aż 10 lat.

W odniesieniu do protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy oraz innej dokumentacji powypadkowej przewidziany jest dziesięcioletni okres przechowywania.

Przepisy nie regulują kwestii przechowywania innych dokumentów, które pracodawca zobowiązany jest prowadzić dla pracownika, jak np. ewidencja czasu pracy. Wydaje się jednak, że przechowywanie takich dokumentów musi trwać co najmniej przez okres 3 lat z uwagi na trzyletni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

Prowadzenie i przechowywanie akt pracowniczych musi odbywać się w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy - jest to obowiązek pracodawcy wynikający z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, a dodatkowo, nie wywiązywanie się z niego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny (art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy).

Jeśli chodzi o dokumenty rachunkowo-księgowo-podatkowe, to zgodnie z art. 70 § 1, art. 86 i art. 88 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, art. 74 ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, należy przechowywać:

a) zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe – trwale

b) księgi rachunkowe – 5 lat

c) dowody księgowe (dot. inwestycji, pożyczek, roszczeń cywilnych, podatkowych) – 5 lat,

d) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – 5 lat

e) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat

f) wszystkie inne dowody i dokumenty księgowe – 5 lat

Trzeba pamiętać, że jeśli księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze odpowiednich środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy niż wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Wymaga ona również zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie właściwych rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem czy zniszczeniem. Dowody księgowe dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się je w siedzibie zarządu lub oddziału podmiotu gospodarczego w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji rachunkowej w przedsiębiorstwie – w siedzibie jednostki. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Jeśli księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki ma obowiązek:

· powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w ciągu 15 dni od dnia ich wydania;

· zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Ponadto księgi można przechowywać w miejscu: wykonywania działalności, siedzibie, przedstawicielstwie lub oddziale, określonym w umowie lub wskazanym przez kierownika jednostki, jeśli prowadzenie dokumentacji zostało powierzone biuru rachunkowemu.

 

W przypadku pytań, jesteśmy do dyspozycji.

 

________________________

Beata Pawłowska

 

Managing Partner/Geschäftsführender Partner/Partner Zarządzający

Brighton & Wood

 

Brighton & Wood Warsaw

PL-00-685 Warszawa

ul. Poznańska 21/48

Tel.: + 48 22 621 85 16
Mobile: + 48 506 477 912
Fax: + 48 22 621 98 21

BPawlowska@BrightonWood.com
www.BrightonWood.com

 

---

Materiał przygotowano dzięki uprzejmości kancelarii Brighton&Wood.

KancelariaBrighton&Wood (www.brightonwood.com) świadczy specjalistyczne usługi doradztwa prawnego, podatkowego, księgowości płac oraz usługi outsourcingowe dla firm delegujących polskich pracowników do pracy za granicą oraz dla firm zatrudniających w Polsce cudzoziemców. Jest to jedyna na rynku niszowa kancelaria zajmująca się wyłącznie transgranicznym zatrudnieniem pracowników.

Prawnicy Brighton&Wood są autorami ponad 200 publikacji n/t transgranicznego zatrudnienia, w tym komentarzy do europejskich przepisów ubezpieczeniowych oraz nowych europejskich przepisów o prawie pracy.

Team Brighton&Wood składa się nie tylko z utalentowanych i bardzo doświadczonych prawników procesowych (adwokatów i radców prawnych), ale także z młodych i bardzo dobrze wykwalifikowanych współpracowników, którzy jeszcze niedawno pełnili funkcje w urzędach kontrolujących firmy delegujące pracowników za granicę.

Z usług Kancelarii Brighton&Wood skorzystało w latach 2008-2010 ponad 180 firm wysyłających pracowników za granicę.

Najbardziej cenione usługi Brighton&Wood to:

• Konsultacja ustna w zakresie delegowania pracowników za granicę – zapewnia szybką ocenę stanu faktycznego i problemu. Podczas takiej konsultacji rekomendujemy kierunki działań oraz wskazujemy na możliwości optymalizacji, omawiając różne możliwe i dopuszczalne prawem oraz stosowane na rynku modele postępowania.
• Konsultacja pisemna w zakresie delegowania pracowników za granicę (opinia, ekspertyza) – zapewnia precyzyjną i wiążącą ocenę problemu oraz interpretację przepisów z uwzględnieniem aspektów prawnych, podatkowych, ubezpieczeniowych oraz specyfiki danego rynku.
• Dokumentacja dla delegowanych pracowników – zabezpiecza firmę przed negatywnymi skutkami kontroli w kraju i za granicą, pomaga skorzystać z optymalnych modeli podatkowo-ubezpieczeniowych i prawno-pracowniczych, zmniejsza ryzyko roszczeń pracowniczych. Przygotowywana dokumentacja zawsze połączona jest z konsultacją, która pozwala na zindywidualizowanie i dopasowanie umów, regulaminów, oświadczeń, uchwał i innych elementów do konkretnych potrzeb firmy.
• Audyt w zakresie delegowania pracowników za granicę – wszechstronne zbadanie istniejących praktyk w zakresie delegowania pracowników. Każdy audyt kończy się obszernym raportem, w którym wskazujemy na ryzyka, sposoby uniknięcia ich. Omawiamy w nim także możliwości optymalizacji oraz konieczne zmiany wynikające z naruszenia przepisów, a także z przyjęcia niewłaściwego lub nieoptymalnego trybu delegowania.
• Obsługa i asysta prawna oraz pełnienie funkcji pełnomocników w postępowaniach kontrolnych prowadzonych w kraju i za granicą (administracja podatkowa, ZUS, PIP i zagraniczne instytucje kontrolne) - doświadczony zespół Brighton&Wood weryfikuje informacje i dokumenty przekazywane kontrolującym w celu uniknięcia ich wykorzystania (także w tzw. transgranicznych postępowaniach kontrolnych krzyżowych) przeciwko firmie delegującej pracowników za granicę.
• Zastępstwo procesowe przed sądami w sporach z ZUS – jeden z dwóch działów procesowych Brighton&Wood jest wyspecjalizowany i zajmuje się wyłącznie reprezentowaniem firm w sporach z ZUS o podstawę wymiaru składek (przypisy składek, korekty nienależnie zapłaconych lub naliczanych składek) oraz o formularze A1 (podleganie ubezpieczeniom społecznym). Odwołania od decyzji wydawanych przez ZUS przygotowywane są przez zespół złożony z byłych pracowników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz z doświadczonych prawników procesowych Brighton&Wood (adwokatów i radców prawnych). Dział procesowy Brighton&Wood prowadził w ostatnich latach kilkaset tego rodzaju spraw, w tym kilkadziesiąt spraw przed Sądem Najwyższym i Europejskim Trybunałem Sprawiedliwości w Luksemburgu.
• Zastępstwo procesowe przed sądami w sporach z pracownikami delegowanymi – jeden z dwóch działów procesowych Brighton&Wood jest wyspecjalizowany i zajmuje się wyłącznie reprezentowaniem firm w sporach z pracownikami delegowanymi za granicę (zagraniczne stawki minimalne, czas pracy, nadgodziny, urlopy pracownicze etc.). W 2011 r. dwa działy procesowe prowadzą ponad dwa tysiące spraw przed sądami powszechnymi, arbitrażowymi, przed sądem Najwyższym i przed Europejskim Trybunałem Sprawiedliwości w Luksemburgu.
• Zastępstwo procesowe i pełnienie funkcji arbitra w postępowaniach arbitrażowych w kraju i za granicą – prawnicy Brighton&Wood podejmują się regularnie pełnienia funkcji arbitra w postępowaniach toczących się w językach: angielskim, niemieckim, francuskim i polskim.
• Windykacja należności od krajowych i zagranicznych kontrahentów – przygotowywana przez Brighton&Wood dokumentacja pozwala na skuteczne, niedrogie i szybkie dochodzenie należności od polskich i zagranicznych kontrahentów przed sądami powszechnymi i arbitrażowymi. Prawnicy procesowi Brighton&Wood przygotowują monity, przedsądowe wezwania do zapłaty, pozwy oraz reprezentują naszych Mandantów w toczących się postępowaniach.
• Stała obsługa w zakresie delegowania pracowników – Tomasz Major, szef Kancelarii Brighton&Wood osobiście kieruje stałą, kompleksową, permanentną i wszechstronną obsługą elitarnej grupy Mandantów. Stałymi klientami Brighton&Wood są firmy prowadzone przez ciekawych ludzi. Dla nich, w szczególnych sytuacjach, prawnicy Brighton&Wood są do pełnej dyspozycji na terenie całej Unii Europejskiej.

Kontakt:

Tomasz Major
Managing Partner/Geschäftsführender Partner/Partner Zarządzający
Mobile: + 48 510 126 903
TMajor@BrightonWood.net

Brighton & Wood Warsaw
PL-00-695 Warszawa
ul. Poznańska 21/48
Tel.: + 48 22 621 85 16
Fax: + 48 22 621 98 21
www.BrightonWood.com
Warsaw@BrightonWood.com

Brighton & Wood Tomasz Major Spółka Komandytowa, ul. Poznańska 21/48, PL-00-695 Warszawa, KRS: 0000304416, REGON: 141398909, NIP: 7010119278, represented by Tomasz Major, General Partner/Komplementariusz